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Was ist agiles Arbeiten?
Agiles Arbeiten kennt viele Fachbegriffe, von „agile working“, “flexible working“, “activity based working“ bis hin zu „Smartworking“ – und natürlich gibt es noch viele weitere Fachbegriffe und solche, die agiles Arbeiten beschreiben.
Die neuen Arbeitsweisen ermöglichen der zumeist in Arbeitsgruppen arbeitenden Gemeinschaft einen Arbeitsplatz zu wählen, der ihrer jeweiligen Tätigkeit bestmöglich entspricht.
Professionelle und auf die Bedürfnisse des Anwenders abgestimmte Kommunikationsmittel, wie z.Bsp. Whiteboardoberfächen, werden immer intensiver bei Team Meetings, Scrum Sessions, Kaizen Besprechungen oder Brainstorm Einheiten genutzt. Bei der Bereitstellung derartiger Hilfsmittel wird von uns hierbei das alte Sprichwort "Narrenhände beschmieren Tisch und Wände" ab adsurdum geführt.
Die Umsetzung bei der Einrichtung sogenannten agile Working Areas mit vielen verschiedenen flexiblen Produkten geht hier über zum gemeinschaftlichen Projekttischen, Videokonferenzen mit den Kollegen im Home-Office sowie der Möglichkeit sich in einer ruhigen Einzelarbeitskabine für ein wichtiges Gespräch zurückzuziehen.
Immer mehr Unternehmen setzen auf agile Arbeitswelten
Agiles Arbeiten war lange eine Methode, welche vor allem im Bereich der Software-Entwicklung erfolgreich war. Doch die Arbeitsweisen vieler Teams haben sich in den letzten Jahren an dieser Methode orientiert. Unternehmen sollten ihren Teams dementsprechend nicht nur die Werkzeuge, sondern auch das Mobiliar zur Verfügung stellen, um agiles Arbeiten in einer produktiven Umgebung zu ermöglichen.
Die Prozesse der Agilität lassen sich häufig nicht mit der normalen Arbeit gleichsetzen, sondern benötigen eine Umgebung, welche den Teams alles bietet, um die eigenen Prozesse zu entwickeln und zu verbessern. Das sehen auch immer mehr Unternehmen so und reagieren auf diesen Bedarf. Mit unseren Angeboten und Lösungen können wir Unternehmen das Werkzeug an die Hand geben, um die Umgebung der Arbeit für agiles Arbeiten vorzubereiten und zu optimieren. Die Methoden der Agilität bestimmen dabei immer den Bedarf. Die Prozesse abzudecken erfordert es, außerhalb der üblichen Prozesse zu denken und die Flexibilität in den Fokus zu rücken.
Agilität mit verschiedenen Methoden - Büros sollten das unterstützen
Agiles Arbeiten bedeutet auch, sich vom Bild des klassischen Büros zu verabschieden. Denn eine der Anforderungen der agilen Arbeit im Unternehmen ist, dass sich die Arbeitsstrukturen den aktuellen Anforderungen anpassen lassen. Größere Büros benötigen somit die passende Inneneinrichtung, um konzentrierte Einzelarbeit, Konferenzen, Besprechungen, Brainstorming und Kundengespräche zu ermöglichen.
Die Arbeitsweise und Organisation im Team basiert daher auf einer guten Kommunikation und einer Neugestaltung des Arbeitens. Zudem müssen auch die Kunden die Neuausrichtung des Unternehmens mittragen. Die Anforderungen im direkten Kundenkontakt dürfen ebenfalls nicht unberücksichtigt bleiben. Orte für Besprechungen und Abschlüsse mit Kunden sollten dementsprechend ebenfalls berücksichtigt werden und im Design Thinking einen Platz erhalten. Agile Methoden sind in diesem Bereich eher selten anzutreffen.
Anpassung der Unternehmensstrukturen - Agilität in Teams
Agiles Arbeiten erfolgt in der Regel in Teams. Die Arbeit im Team muss allerdings nicht nur organisiert, sondern auch geübt werden. Vor allem, wenn dies vorher im Unternehmen nur in seltenen Fällen eingesetzt wurde. Die Anforderungen für den einzelnen Mitarbeiter können dabei unterschiedlich hoch sein.
Das Unternehmen muss diese Veränderung somit aktiv unterstützen. Sowohl durch die Verteilung der Aufgaben als auch durch die Neugestaltung der Arbeitsplätze. Design Thinking ist hier das Zauberwort. Denn die Arbeit profitiert in jedem Fall von Arbeitsplätzen, welche auf agiles Arbeiten ausgerichtet sind. Das klassische Einzelbüro hat dementsprechend bei der Arbeit beinahe ausgedient.
New Work im Arbeitsalltag - die Arbeitsweisen anpassen können
Was bedeutet Design Thinking im Rahmen der Veränderung der Arbeit in Teams? Alles muss so gestaltet werden, dass der Arbeitsraum möglichst flexibel genutzt werden kann. Dies gilt sowohl für einfache Mitarbeiter als auch für Führungskräfte. Flache Hierarchien, klar kommunizierte Aufgaben im Team und eine schnelle Anpassung der äußeren Umstände.
Was wird aus welchem Grund benötigt? Muss das Team miteinander kommunizieren, ist ein runder Tisch nötig. Brainstorming erfordert häufig Whiteboards und zugewandte Arbeitsplätze. Einzelarbeiten oder Gespräche mit Kunden erfordern andere Tools. All dies macht agiles Arbeiten aus. Die Umgebung muss immer in der Lage sein, die Anforderungen des Arbeitsalltags zu erfüllen. Als Arbeitgeber ist man daher in der Pflicht, genau diese Möglichkeiten zu schaffen.
Die Arbeitswelt 4.0 - Weg vom eigenen Schreibtisch
Je nach Branche war der eigene Schreibtisch in vielen Bereichen zentrales Arbeitselement. Agiles Arbeiten nutzt andere Organisationen und Modelle. Schreibtische werden je nach Bedarf besetzt, können verändert und verschoben werden. Arbeiten im Sitzen, Arbeiten im Stehen oder auch Arbeiten unterwegs sind die neuen Lösungen.
Arbeitsräume flexibel nutzbar machen - agiles Arbeiten bedeutet neu zu denken
Je flexibler die Arbeitsräume und die Arbeitsmittel sind, umso besser eignen sich diese für agiles Arbeiten. Schnell klappbare Schreibtische können für Einzelarbeiten, für Arbeiten im Team und für Besprechungen mit Kunden genutzt werden. Wird der Platz anders benötigt, werden die Tische schnell beiseite geräumt, um beispielsweise innerhalb von Teams Stuhlkreise zum Brainstorming oder für andere Formen der Aktivität zu nutzen. Raum ist flexibel einsetzbar, um die Anforderungen der Entwicklung zu erfüllen.
Teams und Teamräume im Bereich der Agilität - Prozesse verändern und optimieren
Während früher die Räume und deren Gestaltung den Arbeitsalltag geprägt haben, sieht dies bei der Dynamik des agilen Arbeiten anders aus. Hier prägt die Arbeit die Räume und deren Nutzung. Egal ob bei der Zusammenarbeit mit Kollegen oder bei der Einzelarbeit, der Raum passt sich durch flexibles Mobiliar an die Anforderungen zum aktuellen Zeitpunkt an. Erfolge lassen sich ebenso einfach erzielen wie Ordnung und Übersicht. Wichtig bleibt, dass die Möglichkeiten geboten werden, alle Arbeiten in jedem Projekt erledigen zu können.
Klingt nach einer hohen Komplexität der Anforderungen. Doch durch flexible und agile Möbel mit mehreren Funktionen lassen sich auch komplexe Projekte einfacher managen.
Räume für konzentriertes Arbeiten im Unternehmen schaffen
Auch wenn die Räume offen gehalten werden, agiles Arbeiten bedeutet nicht, dass konzentrierte Einzelarbeit unerwünscht oder unmöglich ist. Ganz im Gegenteil müssen auch dafür Räume geschaffen werden. Denn gute Arbeitsergebnisse lassen sich nur dann erzielen, wenn die Tools bereitstehen, damit der Arbeitnehmer seine Arbeit optimal erledigen kann. Selbst in offenen Büroflächen müssen daher Arbeitsbereiche geschaffen werden, welche die Konzentration fördern.
Wenn diese flexibel verschoben und nur bei Bedarf belegt werden, lassen sich auch komplexe Aufgaben innerhalb eines offenen Bürobereichs sicher und konzentriert erledigen. Das Büro passt sich dank Design Thinking an die Anforderungen im Team an und nicht umgekehrt. Zu den wichtigsten Tipps im Bereich agiles Arbeiten gehört, dass sich jede Aufgabe schnell mit den passenden Werkzeugen erledigen lässt.
Agilität und Flexibilität - die Gestaltung der Prozesse benötigt offene Teams und Arbeitnehmer
Neues Mobiliar allein sorgt nicht für Agilität und agiles Arbeiten. Hier ist die Führungsetage gefragt, die Komplexität der Veränderung der Prozesse zu erklären und die Dynamik im Blick zu behalten. Denn eine Umstellung der Prozesse und Unternehmensstrukturen gelingt nur dann, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen die Veränderung wünschen und diese umsetzen. Ziel muss es immer sein, im Rahmen der eigenen Möglichkeiten die Arbeit besser zu gestalten und somit den Wandel aktiv zu unterstützen.
Die Digitalisierung in Verbindung mit Projektarbeit - dezentrale Organisationen bieten Innovationskraft
Durch die Digitalisierung ist agiles Arbeiten sogar noch einfacher geworden. Denn Teams müssen nicht mehr vollständig in Präsenz vor Ort sein, um miteinander arbeiten zu können. Die neuen Möglichkeiten des Arbeitens bieten die Möglichkeit Teams in räumlicher Trennung miteinander kooperieren zu lassen und somit die Flexibilität nochmals zu erhöhen. Dank moderner Technologien können über entsprechende Bildschirme und Konferenzsysteme auch Vorhaben und Projekte in Zusammenarbeit erfolgen, ohne dass die physische Anwesenheit notwendig ist.
Mit der Anpassungsfähigkeit des Unternehmens bessere Arbeitsergebnisse erzielen
Die Entwicklung von neuen Vorgehensmodellen kann zu einem enormen Wettbewerbsvorteil führen. Je nach Branche kann das Unternehmen mit gezielter Führung zur agilen Arbeit den eigenen Erfolg forcieren. Wichtig ist dabei auf die Unsicherheit der eigenen Arbeitnehmer Rücksicht zu nehmen und diese durch gute Führung in der Entwicklung mitzunehmen. Der Prozess der Veränderung ist von enormer Komplexität. Es bedarf guter Kommunikation, um das eigene Team zu überzeugen. Durch die rein räumliche Veränderung allein, wird sich der Erfolg nicht einstellen. Die Prozesse von Vorgehensmodelle müssen klar kommuniziert und im Vorfeld angekündigt werden.
Agiles Arbeiten und der Arbeitnehmer - Veränderung kommunizieren und Fragen offen begegnen
Die Umstellung der Methoden und Prozesse kann beim Arbeitnehmer zunächst einmal Angst vor der Veränderung wecken. Das eigene Büro zu verlieren und flexibel und agil arbeiten zu müssen ist eine enorme Herausforderung.
Hier ist der Arbeitgeber gefragt, die Veränderungen zu kommunizieren und agiles Arbeiten nicht nur zu erklären, sondern auch die Methoden genauer zu erläutern und diese gezielt einzuführen. Da agiles Arbeiten auch eine Veränderung der Räume und Inneneinrichtung erfordert, kann im Zuge dessen die Veränderung der Methoden gleich mit eingeführt werden. Die Arbeit in Teams, die hohe Flexibilität beim Arbeiten und auch die Möglichkeit sowohl gemeinsam als auch alleine zu arbeiten bietet eine ganz neue Flexibilität bei vielen Aufgaben.
Arbeit neu denken - Erfolg und Zufriedenheit durch die neue Arbeitsweise
Die Anforderungen der Kunden, die Definition neuer Aufgaben und auch die Tools und Möglichkeiten des Arbeitens können Arbeitnehmer überfordern. Doch sie bieten auch Lösungsansätze und Zugang zu neuen Welten, wenn diese Veränderungen klar kommuniziert werden. Die Freiheiten in der Praxis kommen vielen Arbeitnehmern entgegen, wenn der Arbeitgeber das Vertrauen für solche Lösungen anbietet. Die eigene Organisation der Arbeitsweise in der Praxis, die eigene Organisation im Team und vor allem die Verschlankung der Prozesse können erheblich zur Zufriedenheit der Arbeitnehmer beitragen.
Tragen die Methoden zudem dazu bei, dass die Veränderung der Organisation auch die Kunden zufriedenstellt, kann das Unternehmen an seinen Aufgaben wachsen und erfolgreicher werden. Flache Hierarchien und agiles Arbeiten ziehen zudem neue und gut ausgebildete Arbeitnehmer an, was nochmals zu einer besseren Positionierung an den Märkten führen kann. Unternehmen profitieren somit von der neuen Organisation und den veränderten Anforderungen. Agile Methoden und dafür geeignete agile Möbel und Einrichtungsgegenstände machen das Unternehmen somit fit für die Märkte und bieten Teams die Möglichkeit, agiles Arbeiten in den Fokus zu rücken.
CHALLENGE YOUR CREATIVTY!
Werden Sie agil und bleiben Sie gesund!
